Protéger ses données nécessite rigueur et organisation. Il faut commencer par identifier les données à sauvegarder pour des raisons légales, et celles qui permettront à l'entreprise de se relancer rapidement.
Trois politiques de sauvegarde sont généralement mises en œuvre : duplication des données (à retrouver dans la minute), sauvegarde (données à retrouver dans l'heure) et archivage (dans la semaine, le mois, l’année).
Le chapitre suivant traite uniquement des fichiers GEXOS, il vous faudra par ailleurs identifier les autres données de l’entreprise à sauvegarder.
Comment effectuer une sauvegarde
Quels fichiers Gexos doit-on sauvegarder ?
Si vous disposez d’une version monoposte. toutes les données de Gexos sont rassemblées dans le même dossier normalement nommé GEXOSPRO ou GEXOSbusiness. Ce dossier comprend la base principale nommée GEXOS__GS ainsi que les autres fichiers regroupés dans le sous-dossier GS__MODELES. Il est important de sauvegarder l’intégralité du dossier GEXOS.
Si vous disposez d’une version multipostes (moins de 10 postes). toutes les données de Gexos sont rassemblées sur le même ordinateur : LE SERVEUR. Sur ce dernier, toutes les données de Gexos sont rassemblées dans le même dossier normalement nommé GEXOSPRO ou GEXOSbusiness. Ce dossier comprend la base principale nommée GEXOS__GS ainsi que les autres fichiers regroupés dans le sous-dossier GS__MODELES. Il est important de sauvegarder l’intégralité du dossier GEXOS.
Si vous disposez d’une version multipostes (à partir de 10 postes). toutes les données de Gexos sont rassemblées sur le même ordinateur : LE SERVEUR. Sur ce dernier, toutes les données de Gexos sont stockées dans le dossier normalement nommé DATABASES. Ce dossier comprend tous les fichiers indispensables au fonctionnement de votre logiciel GEXOS. Il est important de sauvegarder l’intégralité du dossier DATABASES.
Sur quoi sauvegarder ?
Il existe sur le marché différentes solutions de sauvegarde (disques durs externes, clés USB, bandes magnétiques, sauvegarde en ligne...) Le plus important est de sauvegarder l’ensemble des données régulièrement et sur des supports amovibles que vous pouvez stocker dans un lieu sécurisé autre que votre lieu de travail.
Par ailleurs, il est indispensable d’alterner les supports de sauvegarde pour palier à une défaillance technique qui pourrait endommager les fichiers originaux et la sauvegarde en même temps.
Une des méthodes de sauvegarde consiste à sauvegarder sur 5 disques (ou clés USB) différents :
1er disque : sauvegarde du lundi et du mercredi
2ème disque : sauvegarde du mardi et du jeudi
3ème disque : sauvegarde du vendredi
4ème disque : sauvegarde du mois (effectuée en fin de mois)
5ème disque : sauvegarde de l’année
Prenez soin de bien étiqueter chaque disque.
Enfin, toute sauvegarde doit être régulièrement vérifiée. la simulation d’une restauration est indispensable.
Comment sauvegarder ?
Pour sauvegarder vos données, vous pouvez avoir recours à un logiciel de sauvegarde automatisée (consulter votre distributeur informatique) ou effectuer une sauvegarde manuelle.
Dans ce dernier cas, il suffit de copier le dossier GEXOS (voir ci-dessus) et de le coller dans votre support de sauvegarde. Vous pouvez également glisser le dossier Gexos sur le support de sauvegarde.
Attention à ne pas vous tromper de sens, sinon, vous écraseriez votre dossier original.
Dans tous les cas, vous devez quitter le logiciel Gexos sur tous les postes y compris le serveur avant d’effectuer toute sauvegarde.
ATTENTION : quelle que soit la solution de suavegarde utilisée, seules les données enregistrées jusqu’à la dernière fermeture de la base GexosBusiness sur le serveur sont sauvegardées.
Comment sont organisées les données de GexosBusiness
GexosBusiness est composé de 2 élements principaux : GEXOS__GS.fmp12 et le dossier GS__MODELES.
Le fichier GEXOS_GS.fmp12 contient la très gande majorité des données que vous saisissez. Le dossier GS__MODELES contient tous les modèles d’impression mais aussi les données de certains modules (AFFAIRES, AGENDAS, MAILS, GAMMES, GEXOSPASS, AUTRES MODULES PERSONNALISES)
Ces fichiers ne doivent jamais être sortis du dossier GS__MODELES