PARAMETRAGE ET PREFERENCES
Paramétrer un serveur de documents
GexosBusiness inclut une gestion électronique de documents (GED). Une GED permet de référencer des documents externes dans GexosBusiness afin de les associer à un contact, une affaire ou un utilisateur.
Lors d'un référencement de documents, ces derniers ne sont pas stockés dans GexosBusiness mais seulement liés. Par conséquent, les documents externes doivent être physiquement stockés sur un serveur (un ordinateur) partagé et accessible sur chaque poste sous forme d'un volume.
Afin de simplifier la gestion des documents, C'est GexosBusiness qui se charge de stocker les documents que vous voulez référencer sur le poste serveur et de les partager.
Vous devez commencer par créer un dossier sur le poste serveur dans lequel GexosBusiness stockera tous les document. le nom de ce dossier doit être un mot de moins de 20 caractères sans espace et sans point (exemple : DOC_GEXOS
Ce dossier doit être partagé en tant que volume depuis les postes clients (Mac ou Windows)
Préparation du volume partagé sur les postes clients
Sur Mac, le volume partagé doit être "monté" sur le bureau de votre ordinateur et accessible. Exemple :
Sur Windows, vous devez créer un "lecteur réseau" représenté par une lettre. Exemple :
Ce volume doit avoir les droits de lecture/écriture pour tous les utilisateurs (attention au blocage par antivirus).
Paramétrage de la GED dans GexosBusiness
ATTENTION : Les réglages suivants sont propres à chaque utilisateur et doivent être répétés sur chaque compte.
Ouvrez votre logiciel GexosBusiness puis dans le menu déroulant GexosBusiness, choisissez l'option PREFERENCES
Dans les préférences GexosBusiness, cliquez sur le bouton UTILISATEURS puis sur l'onglet DOCS.
Dans la rubrique CHEMIN DU SERVEUR DE DOCUMENTS, saisissez le chemin du volume serveur.
Exemple : SERVEUR/ ou Z:/ (sans oublier le / à la fin)
Cochez/décochez ensuite les cases comme suit :
Procédez de même pour les autres comptes utilisateurs.
Mode de fonctionnement
Si le paramétrage a été correctement effectué, lors d'un référencement d'un document externe, GexosBusiness effectuera une copie de votre document sur le poste serveur. C'est ce document (copié sur le serveur) qui sera référencé et partagé. Le document initial peut alors être supprimé (ou non).