Comptes comptables

Bien que GexosBusiness ne soit pas un logiciel de comptabilité, il est en mesure de créer les journaux comptables des pièces de vente, des pièces d’achat, et des règlements.

Ces journaux pourront être exportés au format texte ou au format Excel vers votre logiciel de comptabilité ou vers votre cabinet d’expertise comptable.

Cela nécessite au préalable un paramétrage précis des comptes comptables avant même de réaliser vos factures d’achat et de vente.

Les comptes comptables gérés par GexosBusiness sont de quatre types :

1. -Les comptes de tiers (clients et fournisseurs)
   

2. -Les comptes de TVA
   

3. -Les comptes de banque
   

4. -Les comptes produits (articles)
   

Les comptes comptables relatifs aux banques sont gérés dans les préférences de GexosBusiness dans la section MES ENTREPRISES. Chaque mode de règlement est associé à une banque et un compte comptable.

Les comptes comptables relatifs aux clients et fournisseurs sont gérés dans les fiches contacts.

Les comptes comptables relatifs aux articles et à la TVA sont gérés dans les fiches articles.

Principe d’affectation des comptes comptables :

Les comptes comptables sont affectés au moment de la création des factures et des avoirs (clients ou fournisseurs). Quand vous ajoutez une ligne dans une facture, GexosBusiness va rechercher le compte comptable de tiers (client ou fournisseur) à partir de la fiche contact, les comptes comptables produits et TVA dans la fiche article et le compte comptable de banque (s’il y a règlement de la facture) dans les préférences de GexosBusiness.

ATTENTION, l’affectation comptable dans les pièces n’est pas rétro-active, c’est à dire que si vous créez une facture et ensuite vous modifiez les comptes comptables dans la fiche contact ou dans la bibliothèque articles, les comptes comptables dans la facture ne seront pas réactualisés automatiquement.

Il est donc impératif de bien affecter les comptes comptables avant de créer vos factures et avoirs.

L’exemple suivant illustre le mécanisme de création des journaux comptables

DEFINITION DES COMPTES COMPTABLES DE BANQUE

Principe d’affectation des comptes comptables :

Les comptes comptables sont affectés au moment de la création des factures et des avoirs (clients ou fournisseurs). Quand vous ajoutez une ligne dans une facture, GexosBusiness va rechercher le compte comptable de tiers (client ou fournisseur) à partir de la fiche contact, affecte la famille comptable depuis la fiche article et le compte comptable de banque (s’il y a règlement de la facture) depuis les préférences de GexosBusiness.

ATTENTION, l’affectation comptable dans les pièces n’est pas rétro-active, c’est à dire que si vous créez une facture et ensuite vous modifiez les comptes comptables ou les familles comptables, la familles comptable dans la facture ne sera pas réactualisés automatiquement.

Il est donc impératif de bien affecter les comptes comptables avant de créer vos factures et avoirs.

L’exemple suivant illustre le mécanisme de création des journaux comptables

DEFINITION DES COMPTES COMPTABLES DE BANQUE

Pour définir les comptes comptables de banque, ouvrez l’assistant puis cliquez sur le bouton [Modifier] Le paramétrage de votre entreprise.

Cliquez ensuite sur le bouton [Paramétrer] correspondant à votre entreprise.

Cliquez ensuite sur le bouton [Modifier] Modes de règlement.

Saisissez tous vos modes de règlement (clients et fournisseurs) en renseignant le code comptable de banque pour chaque mode.

Si vous disposez de plusieurs banques, vous devez créer autant de modes de règlement que de banques. Exemple :

CARTE BANCAIRE        CREDIT AGRICOLE

CARTE BANCAIRE        CAISSE D’EPARGNE

VIREMENT                   CREDIT AGRICOLE

VIREMENT                   CAISSE D’EPARGNE

Ne cochez pas la case [Pas de transfert] sans quoi, l’export comptable ne sera pas possible.

DEFINITION DES COMPTES COMPTABLES PRODUITS PAR DEFAUT

L’affectation des comptes comptables produits s’effectue via des familles comptables que vous devez commencer par créer. Ensuite, dans chaque fiche article, vous devez lui affecter la famille comptable appropriée.

Pour créer vos familles comptables, ouvrez les préférences de GexosBusiness -> bouton [MES ENTREPRISES] -> onglet GESTION -> sous-onglet JOURNAUX & COMPTES COMPTABLES -> sous-onglet COMPTES PRODUITS

Cliquez ensuite sur le bouton [CRER / MODIFIER LES FAMILLES COMPTABLES]

Cliquez sur le bouton [+] pour créer une famille comptable (exemple : fournitures de bureau)

Vous devez affecter pour chaque TVA le compte d’achat, de vente, analytique et éventuellement le compte de TVA intra-communautaire

Vous pouvez aussi importer des famillescomptables à partir d’un fichier texte ou d’une feuille Excel

L’ordre d’importation des champs est le suivant :

_zz__FAMILLE  (Nom de la famille comptable)

COMPTE_ACHAT

COMPTE_ACHAT_INTRA (compte de compensation de TVA intra-communautaire)

COMPTE_VENTE

COMPTE_ANA (compte analytique)

TYPE (vente ou achat)

Pour importer, cliquez sur le bouton :

ATTENTION, si vous disposez de plusieurs entreprises, vous devez affecter les familles comptables sur chacune des entreprises.