Clôturer un exercice et générer une archive

A la fin de chaque exercice comptable, vous devez clôturer votre exercice et générer une archive. L'archivage a pour vocation la conservation les documents de gestion de l'entreprise dans des conditions qui permettent de les réutiliser dans les cas de vérification ou de contrôle (fiscal, social...)

ATTENTION : l'archivage n'est pas une sauvegarde et ne se substitue pas aux sauvegardes quotidiennes qui doivent être effectuée et contrôlées avec bienveillance.

Pour simplifier les procédure d'archivage, GexosPro 4.5.2 (et ultérieur) inclut une fonction de clôture des comptes et de génération d'un fichier d'archive. Ce fichier doit être gravé sur un support pérenne indélébile et stocké en un lieu sécurisé.

Pour clôturer un exercice comptable, depuis la page d'accueil, cliquez sur le bouton GESTION COMMERCIALE puis sur le bouton PANORAMA DES FONCTIONS.

Dans le menu déroulant EXPORT EN COMPTABILITE, choisissez l'option CLOTURER UN EXERCICE ET GENERER UN FICHIER D'ARCHIVE

Dans la fenêtre suivante, saisissez la date de début de l'exercice et la date de fin de l'exercice puis cliquez sur le bouton CONTINUER.

Nommez votre fichier d'export, choisissez son emplacement puis cliquez sur le bouton ENREGISTRER.

STRUCTURE DU FICHIER D'ARCHIVE :

1) Organisation des données

Toutes les données de gestion sont exportées au sein d’un seul fichier généré par le logiciel GexosPro. Ce fichier est normalement au format txt (texte) mais il peut au choix de l’utilisateur être généré dans un autre format.

2) Structure du fichier

Tous les champs sont de taille variable séparés par des tabulations.

Chaque enregistrement est séparé par un retour chariot (retour à la ligne)

Les enregistrements sont triés par type de pièce puis par N° de pièce puis par N° de ligne. (ordre croissant)

Les dates sont au format JJ/MM/AAAA

le séparateur décimal de nombre est la virgule

3) Ordre des champs

Champ 1 : Identifiant interne de la pièce (alphanumérique)

Champ 2 : Identifiant interne de la ligne de pièce  (alphanumérique)

Champ 3 : Numéro de la pièce  (alphanumérique)

Champ 4 : Type de la pièce  (alphanumérique)

Champ 5 : Date de la pièce  (date)

Champ 6 : Référence vente  (alphanumérique)

Champ 7 : Désignation  (alphanumérique)

Champ 8 : Prix de vente unitaire variable de la ligne de pièce  (numérique)

Champ 9 : Prix de vente unitaire fixe de la ligne de pièce (numérique)

Champ 10 :Quantité de la ligne de pièce  (numérique)

Champ 11 : Prix de vente total ht de la ligne de pièce  (numérique)

Champ 12 :% de tva de la ligne de pièce  (numérique)

Champ 13 : Prix de vente total ttc de la ligne de pièce  (numérique)

Champ 14 : Prix de vente total ht de la pièce  (numérique)

Champ 15 : Prix de vente total ttc de la pièce  (numérique)

Champ 16 : Compte comptable de tiers de la pièce  (alphanumérique)

Champ 17 : Compte comptable auxiliaire de tiers de la pièce  (alphanumérique)

Champ 18 : Compte comptable d’achat de la ligne de pièce  (alphanumérique)

Champ 19 : Compte comptable de tva de la ligne de pièce  (alphanumérique)

Champ 20 : Compte comptable de vente de la ligne de pièce  (alphanumérique)

Champ 21 : Identifiant interne du client / fournisseur (alphanumérique)

Champ 22 : Code du client / fournisseur (alphanumérique)

Champ 23 : Adresse principale du client / fournisseur (alphanumérique)

Champ 24 : Adresse de livraison du client / fournisseur (alphanumérique)

Champ 25 : Adresse du mandataire du client / fournisseur (alphanumérique)