GESTION COMMERCIALE
Importer des pièces d'un fichier externe (GexosBusiness 2 uniquement)
Vous pouvez importer des devis, commandes ou proformas venant d'un fichier externe (exemple : Excel ou autre fichier texte)
Pour insérer ces pièces dans GexosBusiness, entrez dans la liste des pièces (peu importe le contenu) puis choisissez dans le menu VENTES l’option IMPORTER DES PIECES.
Dans la boite de dialogue, saisissez le fichier à importer.
ATTENTION : votre fichier externe doit être structuré comme suit :
Fichier txt ou xls
Séparateur de champ : tabulation
Séparateur de ligne : Retour à la ligne
Dates au format JJ/MM/AAAA
L’ordre des colonnes est le suivant et est aussi décrit dans le fichier Excel disponible ici
NUM_PIECE
NUM_CLIENT
DATE_PIECE
SOCIETE
CIVILITE
NOM
PRENOM
ADRESSE_1
ADRESSE_2
CODE_POSTAL
VILLE
PAYS
MAIL
TELEPHONE
FAX
SOCIETE_LIVRAISON
CIVILITE_LIVRAISON
NOM_LIVRAISON
PRENOM_LIVRAISON
ADRESSE1_LIVRAISON
ADRESSE2_LIVRAISON
CODE_POSTAL_LIVRAISON
VILLE_LIVRAISON
PAYS_LIVRAISON
TEL_LIVRAISON
FAX_LIVRAISON
COMMENTAIRE_LIVRAISON
FRAIS POR HT LIGNE
REF_PRODUIT_LIGNE
DESIGNATION_LIGNE
PUHT_LIGNE
QTE_LIGNE
TYPE_TVA_LIGNE
TOTAL_HT_LIGNE
TOTAL_TTC_LIGNE
REMISE_TOT_HT_LIGNE
TYPE_PIECE
DATE_LIVRAISON
Les colonnes rouges sont obligatoires. Si une cellule est manquante, la ligne risque de ne pas être importée dans GexosBusiness sans qu’il y ai un message d’erreur.
Les pièces importées dans GexosBusiness sont renumérotées afin de conserver la cohérence des compteurs. Le N° d’origine de la pièce est conservé dans la rubrique NOS_REFERENCES (onglet GENERAL de la pièce).
Si une même pièce est importée plusieurs fois, celle-ci sera recréée en doublon dans GexosBusiness.
Lors de l’importation : GexosBusiness analyse le fichier d’importation à partir du code contact et au besoin crée la fiche contact si ce dernier n’existe pas dans GexosBusiness.
Si une référence vente importée existe dans la bibliothèque articles de GexosBusiness, celle-ci sera automatiquement affectée avec la désignation, la famille comptable, le prix d’achat et la marge de la bibliothèque articles. Le prix de vente importé sera conservé ainsi que la catégorie de TVA.
Si une référence importée n’existe pas dans la base GexosBusiness, cette dernière apparaitra dans la pièce mais ne sera pas créée automatiquement dans la bibliothèque de GexosBusiness. Elle ne sera pas affectée à une famille comptable. Il convient alors de réaffecter manuellement les familles comptables dans chacune des lignes concernées si vous souhaitez facturer et exporter les journaux comptables.
Si une pièce est importée plusieurs fois, elle sera également dupliquée dans GexosBusiness avec le même N° de pièce. GexosBusiness ne gère pas les doublons.
Les valeurs sont définies dans la devise locale.
Spécificité relatif à la colonne FRAIS DE PORT : Pour chaque ligne de pièce importée, il est possible d’importer une valeur de port. Dans ce cas, GexosBusiness crée une nouvelle ligne spécifique de frais de port dont la référence article est définie dans les préférences de GexosBusiness. Si vous souhaitez n’avoir qu’une ligne de frais de port globale pour l’ensemble de la pièce, vous ne devez pas utiliser la colonne FRAIS DE PORT mais créer une ligne d’article spécifique.
A NOTER : Le module d’importation des pièces est un module externe à GexosBusiness. Il peut être modifié et personnalisé par notre service technique sur cahier des charges afin de répondre à vos besoins spécifiques.