Clôturer un exercice et générer une archive (version 3.7 et plus)

A la fin de chaque exercice comptable, vous devez clôturer votre exercice et générer une archive. L'archivage a pour objectif de conserver les documents de gestion de l'entreprise dans des conditions qui permettent de les consulter dans les cas de vérification ou de contrôle (fiscal, social...)

ATTENTION : l'archivage n'est pas une sauvegarde et ne se substitue pas aux sauvegardes quotidiennes qui doivent être effectuée et contrôlées avec bienveillance.

Comment clôturer un exercice comptable

Pour clôturer un exercice comptable, vous devez commencer par effectuer une sauvegarde complète de votre base GexosBusiness (voir manuel ici)

Vous devez effectuer les exports en comptabilité avant de clôturer un exercice.

Pour clôturer un exercice comptable, ouvrez les préférences de GexosBusiness puis cliquez sur le bouton MES ENTREPRISES.

Sélectionnez dans la colonne de gauche l’entreprise à clôturer puis, dans l’onglet GESTION -> sous onglet PREFERENCES, cliquez sur le bouton CLOTURER EXERCICE.

Comment créer une base d’archive

Seul l’administrateur de la base disposant des accès de «directeur général» peut créer une archive.

Vous devez commencer par quitter GexosBusiness sur tous les postes y compris sur le poste serveur.

Si vous travaillez en multipostes, commencez par identifier le dossier GexosBusiness sur le poste serveur comprenant tous les fichiers du logiciel. Ce dossier doit contenir en autres, les éléments suivants :

1. -le fichier principal GEXOS__GS.fmp12
   

2. -le dossier GS__MODELES
   

Si vous travaillez en monoposte, commencez par identifier le dossier GexosBusiness sur votre ordinateur comprenant tous les fichiers du logiciel. Ce dossier doit contenir en autres, les éléments suivants :

1. -le fichier principal GEXOS__GS.fmp12
   

2. -le dossier GS__MODELES
   

Vérifiez que la date de modification du fichier GEXOS__GS.fmp12 correspond bien à la date du jour afin d’éviter toute erreur ou confusion avec une autre copie de la base.

Dupliquez le dossier complet GexosBusiness afin de préparer la base d’archive.

vous devez ensuite transformer le dossier dupliqué en base d’archive en suivant la procédure suivante :

1. -Ouvrez la base GexosBusiness que vous avez dupliquée
   

2. -Ouvrez les préférences GexosBusiness -> bouton OUTILS
   

3. -Cliquez sur l’onglet MAINTENANCE
   

4. -Cliquez sur le bouton TRANSFORMER CETTE BASE EN BASE D’ARCHIVE et suivez les procédures indiquées à l’écran.
   

5. -Quittez la base GexosBusiness
   

Vous devez ensuite copier l’intégralité du dossier GexosBusiness (Base d’archive) sur un support sécurisé inaltérable (selon les recommandations du Code Général des Impôts). Ce support devra être identifié comme archive et stocké dans un lieu sécurisé.