CARNET D’ADRESSES
Création d’une fiche entreprise dans le carnet d’adresses
Une fiche entreprise est une entité morale (entreprise, administration…) qui inclut un ensemble d’interlocuteurs (salariés, père, mère…). C’est au sein de la fiche entreprise que sont rassemblés toutes les informations la concernant.
Pour créer une nouvelle fiche entreprise, vous pouvez cliquer sur l'icône CARNET D'ADRESSES puis sur le bouton NOUVEAU CONTACT.
Vous pouvez aussi cliquez dans la barre de menus sur le bouton Carnet d’adresses puis cliquez sur l’option Nouvelle fiche. Un message vous demande de valider votre création.
Après avoir validé le message de création, une nouvelle fiche vierge s’affiche prête à être saisie.
Vous devez commencer par saisir le Profil qui qualifie la nature de votre fiche contact (Client, Prospect, fournisseur...) Ce profil peut être complété par le Sous-profil.
A noter : si un contact cumule plusieurs profils (exemple, client qui est aussi fournisseur) vous devez créer une fiche différente pour chaque profil.
Afin d’identifier le contact, vous devez lui affecter un code. Celui-ci est automatiquement incrémenté si le compteur a été initialisé dans les préférences de GexosBusiness.
La rubrique sigle correspond aux initiales de l’entreprise (exemple : EDF pour Electricité De France) Ce qui permettra à GexosBusiness de retrouver une fiche par son nom complet ou par son sigle.
Notez que vous pouvez créer plusieurs adresses pour votre contact (adresse principale, adresse de livraison…) Si l’entreprise n’a qu’une seule adresse, cette dernière doit être qualifiée comme Adresse principale. Ainsi GexosBusiness exploitera cette adresse aussi bien pour les courriers que pour les devis, commandes, bon de livraison, factures…
Pour ajouter une nouvelle adresse, cliquez sur le bouton [+]
Pour saisir les interlocuteurs faisant partie de l’entreprise, cliquez sur le bouton [+].
Vous pouvez saisir autant d’interlocuteurs que vous le souhaitez dans une fiche entreprise. Pour spécifier qu’un interlocuteur est votre contact habituel, cochez la case Privilégié. Ainsi cet interlocuteur sera en tête de liste.
Les interlocuteurs sont triés par leur statut privilégié puis par ordre alphabétique.
