P7

PARAMETRAGE ET PREFERENCES

Description d’une fiche entreprise

Commencez par renseigner les coordonnées administratives de votre entreprise (Entité, adresse…)

Une fiche entreprise inclut tous les paramètres de gestion commerciale ou relatifs à l'organisation des données. Ces paramètres sont organisés en onglets :

GESTION - CONTACTS - TACHES - MODELES D'IMPRESSION - MODELES DE RELANCE MAIL - ENTËTE ET PIED DE PAGE

certains onglets peuvent contenir des sous-onglets.

A NOTER : GexosBusiness peut gérer différentes entreprises et/ou différents points de vente.

Dans le cas de plusieurs entreprises, chaque entreprise est totalement indépendante dans sa gestion commerciale soit :

-Compteurs de pièces indépendants
-Statistiques d’achats et de ventes indépendants
-Export comptables indépendants
-Valorisation de stock indépendante...

Toutefois, si vous disposez de plusieurs entreprises, il est possible partager le fichier des contacts ainsi que le fichier des articles seulement si ces fichiers ont une parfaite correspondance comptables (comptes de tiers et comptes produits)

Dans le cas de plusieurs points de vente, toutes les données sont communes mais vous pouvez différencier chaque pièce de gestion (devis, commandes, factures...) par point de vente dans un but purement statistique.

Onglet GESTION, sous-onglet PREFERENCES

Les préférences de gestion précisent, entre autres, la date de début d'exercice, le seuil de rentabilité, les paramètres de gestion de points de vente...

Date de début d’exercice comptable de l’entreprise : Cette date permet de limiter les recherches de pièces de gestion aux seules pièces postérieures à cette date.

Seuil de rentabilité : Utilisé uniquement pour les statistiques graphiques accessibles sur le bureau de GexosBusiness, le seuil de rentabilité permet de tracer une ligne directrice correspondant au chiffre d’affaire mensuel minimum permettant de couvrir toutes les charges de l’entreprise.

Liste des points de vente : Les points de vente permettent de différencier le détail des pièces commerciales par identité commerciale au sein d’une même entreprise. A la différence des entreprises dans lesquelles les compteurs de pièces sont indépendants, les compteurs de pièces sont communs pour l’ensemble des points de vente d’une même entreprise.

Onglet GESTION, sous-onglet PIECES

L’onglet PIECES permet de définir les options relatives aux pièces de gestion (devis, commandes, bons de livraison, factures...)

Contact par défaut : A la création de chaque pièce de gestion, GexosBusiness demande le nom du contact auquel la pièce est affectée. Cela peut être un handicap en facturation magasin si l’on ne souhaite pas collecter les coordonnées clients. Dans ce case, vous pouvez affecter par défaut un contact de type «CLIENT DIVERS» . Cela suppose que ce contact soit créé au préalable dans le carnet d’adresses de GexosBusiness

Libellé retenue : Dans certaines activités, différentes retenues peuvent apparaître sur les factures émises (Retenue de garantie, retenue CCAP...). GexosBusiness permet de définir le libellé des retenues qui apparaîtra à l’impression des factures.

Transformer l’ensemble des lignes des commande en facture : Lors de la transformation d’une commande en facture, GexosBusiness contrôle les lignes déjà facturées et ne transforme que les lignes non facturées. Si vous souhaitez désactiver ce contrôle et transformer l’ensemble de la commande, cochez cette case

Si votre activité nécessite la gestion des situations, cochez cette case.

Intitulé des sous-totaux par défaut : Dans les pièces de gestion, vous pouvez créer des sous-totaux. Pour simplifier la saisie, vous pouvez préciser dans cette case l’intitulé du sous-total (exemple : «SOUS-TOTAL» ou «TOTAL»)

Saisie de la quantité totale dans les sous-ensembles : Dans les pièces de gestion, vous pouvez créer des sous-ensembles. Pour chaque ligne de sous-ensemble, vous devez notamment indiquer sa quantité. En cochant cette case la quantité du sous-ensemble correspond à la quantité nécessaire à la quantité totale de l’ouvrage.

Exemple : Dans un devis, vous créez une ligne d’ouvrage dons la quantité est de 2 unités.

Cet ouvrage est composé d’un sous-ensemble de 2 articles nécessitant chacun 3 unités.

Si cette case est cochée, la quantité à saisir pour chaque sous-ensemble sera de 6 soit 3 sous-ensembles X 2 ouvrages. Si cette case est décochée, la quantité de chaque sous-ensemble sera de 3.

Conserver les conditions de règlement dans la pièce d’origine : Lors de la transformation d’une commande en facture, GexosBusiness affecte à cette dernière les conditions précisées dans la fiche du client. En cochant cette case, les conditions de règlement seront celles d’origine, à savoir la commande, et non les conditions reprises de la fiche client.

Arrondi des prix : Voir chapitre sur le calcul des arrondis.

Onglet GESTION, sous-onglet TVA ET DEVISES

L’onglet TVA et devises permet de définir les catégories de TVA et les taux appliqués à chacune des catégories.

Onglet GESTION, sous-onglet MODES DE REGLEMENTS

L’onglet modes de règlements détaille tous les modes de règlements possibles

en encaissement ou en décaissement que vous serez amenés à utiliser et pour

chaque mode, les coordonnées bancaires concernées.

Veillez à renseigner correctement ces paramètres car ils seront directement exploités par la gestion commerciale de GexosBusiness et en particulier l’export vers la comptabilité.

N° D’adhérent BVR : réservé à la gestion commerciale Suisse.

Onglet GESTION, sous-onglet CONDITIONS DE REGLEMENT

L’onglet conditions de règlement permet de définir les différentes conditions que vous pouvez utiliser pour les règlements clients et fournisseurs.

Onglet GESTION, sous-onglet LIVRAISON

L’onglet livraison permet de définir les livreurs (sociétés de livraison ou personnes internes) utilisés dans l’affectation des bons de livraison.

Onglet GESTION, sous-onglet JOURNAUX ET COMPTES COMPTABLES

L’onglet journaux et comptes comptables permet de définir les journaux et comptes comptables utilisés pour l'exportations des écritures comptables de vente, d'achat et de banque.

La case à cocher Exporter le détail des factures permet de ventiler en comptabilité le détail des pièces regroupé par code comptable ou seulement les totaux.

Veillez à saisir la date de début de votre exercice comptable car cette date conditionnera la date de début des états statistiques.

Onglet GESTION, sous-onglet COMPTEURS

L’onglet Compteurs défini les valeurs initiales pour chacune des pièces de

gestion. Attention : les compteurs sont incrémentés AVANT la création de la

pièce. Si votre compteur démarre à 0, votre première pièce portera le N° 1.

POUR INFORMATION : Le n° des pièces est composé de 8 ou 9 caractères

alphanumériques :

Exemple : D00060 (D signifie qu’il s’agit d’un devis et 00060 est le N°)

ATTENTION : Veillez à ne pas changer la numérotation des compteurs après

avoir commencé à créer des pièces. Vous risqueriez de créer des doublons

dans vos factures et ainsi générer des anomalies en comptabilité.

Cet onglet spécifie pour chaque pièce ou chaque état le modèle

d’impression utilisé par défaut.

Tous les modèles d’impression sont entièrement redéfinissables (excepté sur la

version de démonstration)

GexosBusiness est fourni en standard avec l’outil de développement FileMaker Pro permettant de redessiner chaque modèle. Ce manuel ne détaille pas les fonctionnalités du logiciel FileMaker. Ces dernières sont expliquées dans un ouvrage séparé.

Pour choisir un modèle d’impression par défaut, cliquez sur le nom du modèle et choisissez dans la liste proposée.

Onglet GESTION, sous-onglet ARTICLES

L’onglet articles permet de définir les paramètres relatives aux fiches articles et la gestion du stock.

Liste des dépôts : GexosBusiness étant multi-dépôts, vous pouvez définir dans cette case la liste des dépôts pour lesquels le stocke sera géré.

Gestion des stocks par défaut : Si cette case est cochée, tout nouvel article créé dans GexosBusiness sera géré en stock. Ceci ne s’applique pas sur les articles importés.

Autoriser la gestion du stock négatif : Un article est considéré en stock s’il existe au moins une quantité disponible physiquement, tout dépôt confondu.

Si cette case est cochée, lors de la transformation d’un commande en bon de livraison, si la ligne article est gérée en stock, GexosBusiness acceptera de porter cette ligne sur le bon de livraison et mouvementera une quantité négative en cas de rupture de stock. Si cette case est décochée, un message d’erreur apparaitra lors de la transformation et la ligne ne sera pas portée sur le bon de livraison.

Référence article par défaut : Lors de l’insertion d’une ligne vide dans une pièce de gestion, vous pouvez affecter un article par défaut de votre bibliothèque.

Référence de port par défaut : Dans une pièce de gestion, vous pouvez ajouter des frais de port. Vous pouvez préciser la références article par défaut qui sera affecté à chaque ajout de frais de port.

Rubriques personnalisées : Il est possible dans GexosBusiness d’ajouter de nouvelles rubriques dans la fiche articles. 3 rubriques alphanumériques et 3 rubriques numériques (Exemple : couleur ou taille)

Ces rubriques sont prises en compte dans les pièces de gestion vous permettant ainsi d’effectuer des requêtes sur les rubriques personnalisées (Exemple : Rechercher toutes lignes de factures relatives à une couleur ou une taille).

Nom police codes-barres : GexosBusiness est compatible avec certaines douchettes codes-barres. Si vous exploitez une identification de vos articles par codes-barres, vous devez faire le choix d’une police codes-barres par défaut ainsi que son corps.

Méthode de valorisation de stock :

-PMP (Prix moyen d’achat pondéré)
-FIFO (Premier entré, premier sorti)
-DPA (Dernier prix d’achat de la dernière facture fournisseur)
-DPR (Prix de revient standard spécifié dans la fiche article)
-PAS (Prix d’achat standard spécifié dans la fiche article)

Cliquez ici pour en savoir plus sur la valorisation du stock

Onglet TACHES

L’onglet tâches permet de définir les listes prédéfinies correspondant à l’objet des taches et aux type de relevés de temps.

Ajouter ou supprimer une entreprise

Pour créer une nouvelle entreprise, cliquez sur le bouton

Pour supprimer une entreprise, cliquez sur le bouton - juxtaposé au nom de l’entreprise.

ATTENTION : La suppression d’une entreprise est définitive.

Index