PARAMETRAGE ET PREFERENCES
Paramétrer un serveur de documents
GexosPro inclut une gestion électronique de documents (GED). Une GED permet de référencer des documents externes dans GexosPro afin de les associer à un contact, une affaire ou un utilisateur.
Lors d'un référencement de documents, ces derniers ne sont pas stockés dans GexosPro mais seulement liés. Par conséquent, les documents externes doivent être physiquement stockés sur un serveur (un ordinateur) partagé et accessible sur chaque poste sous forme d'un volume.
Afin de simplifier la gestion des documents, C'est GexosPro qui se charge de stocker les documents que vous voulez référencer sur le poste serveur et de les partager.
Préparation du volume partagé
Sur Mac, le disque partagé doit être "monté" sur le bureau de votre ordinateur et accessible. Exemple :
Sur Windows, vous devez créer un "lecteur réseau" représenté par une lettre. Exemple :
Ce volume doit avoir les droits de lecture/écriture pour tous les utilisateurs.
Sur le volume serveur, vous devez créer un dossier nommé GENERIQUE dans lequel GexosPro stockera automatiquement les documents.
Paramétrage de la GED dans GexosPro
ATTENTION : Les réglages suivants sont propres à chaque utilisateur et doivent être répétés sur chaque compte.
Ouvrez votre logiciel GexosPro puis dans le menu déroulant GEXOSPRO, choisissez l'option PREFERENCES
Dans les préférences GexosPro, cliquez sur le bouton UTILISATEURS puis sur l'onglet DOCS.
Dans la rubrique CHEMIN DU SERVEUR DE DOCUMENTS, saisissez le chemin du volume serveur SANS le dossier générique.
Exemple : SERVEUR/ ou Z:/ (sans oublier le / à la fin)
Cochez/décochez ensuite les cases comme suit :
Procédez de même pour les autres comptes utilisateurs.
Mode de fonctionnement
Si le paramétrage a été correctement effectué, lors d'un référencement d'un document externe, GexosPro effectuera une copie de votre document sur le poste serveur. C'est ce document (copié sur le serveur) qui sera référencé et partagé. Le document initial peut alors être supprimé.